Preparar el presupuesto anual de limpieza en otoño, y no en enero con el servicio ya en marcha, ahorra muchos disgustos. Una cifra mal estimada suele acabar de dos maneras: o se recortan frecuencias a mitad de año porque el dinero no llega, o se pagan horas que nadie necesita. Ninguna de las dos le conviene a la empresa ni a quien trabaja en sus instalaciones.
Esta guía no da precios, que dependen de cada espacio. Da un método para calcular, separar partidas y comparar ofertas.
Qué debe incluir un presupuesto anual de limpieza
Un presupuesto anual de limpieza es la previsión de lo que costará mantener unas instalaciones limpias durante doce meses, incluidos los trabajos que no se hacen cada día. Estas son las partidas que conviene tener a la vista:
| Partida | Qué recoge |
|---|---|
| Horas de trabajo | Mano de obra del servicio ordinario, la partida principal |
| Frecuencia | Días por semana y franjas horarias |
| Instalación y superficie | Tipo de espacio y metros que se limpian |
| Zonas críticas | Aseos, comedores, recepción y áreas sanitarias |
| Productos y materiales | Químicos, bolsas y consumibles de aseo |
| Maquinaria | Fregadoras, aspiradores industriales y equipos de altura |
| Limpiezas especiales | Cristales, suelos, moquetas y limpiezas a fondo |
| Refuerzos | Horas adicionales en periodos de mayor actividad |
| Horarios especiales | Noches, festivos y fines de semana |
| Gestión y supervisión | Inspecciones y seguimiento de incidencias |
Dos detalles se olvidan a menudo: quién aporta el papel y el jabón de los aseos, y el IVA. Para una comunidad de propietarios o una entidad que no lo deduce, ese 21 % es coste real.
Cómo calcular las horas de limpieza necesarias
No existe una cifra universal de horas por metro cuadrado. Una oficina diáfana de 500 m² con veinte personas no se parece a una clínica de la misma superficie con la sala de espera llena. Estos son los factores que más pesan:
Superficie y tipo de espacio. Cuentan los metros y lo que hay en ellos: moqueta o gres, mesas despejadas o llenas, una planta o cuatro.
Personas y tránsito. Más empleados y visitas implican más suciedad en suelos, aseos y zonas comunes, y a veces repasos durante la jornada.
Aseos, cocinas, comedores y cristales. Son las zonas que más tiempo consumen por metro, aunque los cristales exteriores suelen ir aparte.
Frecuencia y horario. Una hora diaria no equivale a dos horas tres días por semana, aunque el total se parezca. Y el trabajo nocturno o en fin de semana puede costar distinto según el convenio.
Lo más fiable es la visita técnica: la empresa recorre las instalaciones, anota los puntos críticos y lo traduce en horas por día y por zona.
Qué diferencia hay entre limpieza periódica y limpiezas extraordinarias
La limpieza periódica es la que se repite con una frecuencia fija —diaria, varios días por semana o semanal— y mantiene el estado normal del espacio: vaciar papeleras, limpiar aseos, fregar suelos o quitar el polvo.
Las limpiezas extraordinarias quedan fuera de esa rutina y se hacen una o pocas veces al año:
- Limpiezas a fondo de mobiliario, puertas, rodapiés o luminarias.
- Cristales exteriores y en altura.
- Moquetas por inyección-extracción.
- Tratamiento de suelos: decapado, cristalizado o abrillantado.
- Limpieza tras obras o reformas.
- Refuerzos por eventos e intervenciones por averías o inundaciones.
Conviene separarlas en el presupuesto. Si todo va en una única cuota mensual, cuesta saber qué se paga y no se puede ajustar nada sin renegociar el contrato. Con partidas separadas puedes pasar de dos a tres limpiezas de cristales sin tocar el servicio diario.
Cómo prever el presupuesto de limpieza para 2027
El punto de partida es el gasto real de 2026, no el presupuestado. Los extras contratados sobre la marcha son la mejor pista de lo que faltaba en la previsión.
Después, repasa qué va a cambiar el año que viene:
- Superficie. Una planta nueva, un almacén que se cierra, menos puestos por teletrabajo.
- Plantilla y turnos. Un segundo turno puede obligar a limpiar dos veces.
- Actividad. Campañas o temporadas altas que concentran trabajo.
- Servicios nuevos. Desinfección en zonas sensibles, mantenimiento de instalaciones o la limpieza industrial de un almacén recién incorporado.
Queda el coste laboral, la partida que más pesa. Su evolución depende sobre todo del convenio provincial de limpieza de edificios y locales y de las revisiones salariales que se pacten. Antes de cerrar la cifra, pregunta a tu proveedor si el contrato tiene cláusula de revisión de precios y cómo se calcula.
Si tu contrato se renueva el 1 de enero, ten la previsión lista en el último trimestre, con tiempo para pedir ofertas y respetar el preaviso.
Ejemplo práctico de presupuesto anual de limpieza
Imagina una empresa ficticia con una oficina de 800 m², 60 empleados, recepción con visitas, dos bloques de aseos y un office. Necesita limpieza de lunes a viernes, dos limpiezas de cristales al año, una limpieza a fondo en agosto y un refuerzo en los meses de más actividad.
Supongamos que la visita técnica concluye que el servicio ordinario necesita 4 horas diarias. Con unos 250 días laborables en 2027 —la cifra exacta dependerá de los festivos autonómicos y locales— salen alrededor de 1.000 horas al año. El resto se reparte así:
| Partida | Cómo se calcula | Cuándo |
|---|---|---|
| Servicio ordinario | Horas diarias × días laborables | Todo el año |
| Consumibles | Consumo estimado, si los aporta el proveedor | Mensual |
| Cristales | Precio por intervención × 2 | Primavera y otoño |
| Limpieza a fondo | Importe cerrado por intervención | Agosto |
| Refuerzo | Horas extra diarias × días de pico | Meses de más actividad |
| Supervisión | Incluida o como partida propia | Todo el año |
| Imprevistos | Reserva sin asignar | Según necesidad |
Así se ve qué parte del gasto es fija y cuál variable, y se puede ajustar una línea sin rehacer el cálculo.
Qué margen reservar para imprevistos
Una tubería que revienta, una reforma que se adelanta, un evento o un aumento de ocupación generan limpiezas con las que nadie contaba. Una pequeña partida sin asignar evita pedir ampliaciones cada vez.
¿Cuánto reservar? No hay un porcentaje válido para todos. La mejor referencia es tu propio histórico: suma lo que se gastó fuera de contrato en los dos últimos años y úsalo como orientación. Si no tienes esos datos, empieza con una reserva prudente y revísala al cerrar 2027.
Cómo comparar presupuestos de empresas de limpieza
Dos ofertas con el mismo precio final pueden cubrir servicios muy distintos. Pide que todas partan del mismo pliego —superficie, zonas, frecuencias y extraordinarios— y revisa:
- Horas anuales y personal asignado a cada turno.
- Supervisión: quién inspecciona y cada cuánto.
- Productos y maquinaria incluidos.
- Limpiezas especiales: cuáles entran y a qué precio van las adicionales.
- Sustituciones por bajas y vacaciones.
- Coberturas: seguro de responsabilidad civil y certificaciones.
- Servicios excluidos, que suelen ser los que encarecen la factura.
Hay un detalle propio del sector: al cambiar de proveedor, el convenio de limpieza suele obligar a la nueva empresa a subrogar al personal que ya trabaja en tus instalaciones, con su antigüedad. Una oferta muy por debajo del resto puede no haber tenido en cuenta ese coste.
Para profundizar: qué incluye un servicio de limpieza de oficinas y consejos para elegir empresa de limpieza en comunidades.
Errores habituales al preparar el presupuesto anual de limpieza
Copiar la cifra del año anterior. Si han cambiado superficie u horarios, ya no describe tu realidad.
Olvidar las limpiezas extraordinarias. Acaban llegando como facturas sorpresa.
No revisar la plantilla. Veinte personas más significan más horas.
Comparar sin homogeneizar. Si cada empresa cotiza sobre un pliego distinto, la comparación no sirve.
Decidir solo por precio. Una oferta muy barata suele esconder menos horas o ninguna supervisión.
Mantener frecuencias que no encajan con el uso. Una sala que se usa una vez por semana no necesita limpieza diaria; un aseo muy concurrido, sí.
No prever picos. Los refuerzos para inventarios o temporadas altas conviene pactarlos antes.
Presupuesto anual de limpieza: planificar antes permite ajustar mejor
Con el gasto real de 2026, una visita técnica y las partidas separadas, el presupuesto de 2027 deja de ser una estimación a ojo: sabes qué pagas, por qué y qué puedes mover si algo cambia.
En Grupo Tesco podemos ayudarte con esa valoración: recorremos las instalaciones, estimamos horas y frecuencias por zona y separamos el servicio ordinario de los extraordinarios. Si estás preparando la previsión de 2027 para tus oficinas, una nave o un edificio con varios servicios de facility management, pídenos un presupuesto y lo revisamos contigo.
Preguntas frecuentes sobre el presupuesto anual de limpieza
¿Cómo se calcula un presupuesto anual de limpieza?
Se estiman las horas diarias del servicio ordinario y se multiplican por los días de servicio del año. A esa cifra se suman las limpiezas extraordinarias, los refuerzos previstos, los consumibles si los aporta el proveedor y una reserva para imprevistos.
¿Qué factores influyen en el precio de la limpieza de una empresa?
La superficie y el tipo de espacio, el número de personas, los aseos y zonas críticas, la frecuencia, el horario del servicio y el convenio laboral aplicable.
¿Cuántas horas de limpieza necesita una oficina?
No hay una cifra universal por metro cuadrado. Depende de la plantilla, las visitas, los aseos, el tipo de suelo y la frecuencia. Lo más fiable es una visita técnica que estime las horas por zona.
¿Conviene incluir limpiezas extraordinarias en el presupuesto anual?
Sí, y como partidas separadas. Así se controla mejor el gasto y se pueden ampliar o reducir sin modificar el servicio diario.
¿Cuándo debería preparar el presupuesto de limpieza para 2027?
En el último trimestre de 2026, antes de la renovación del contrato, con margen para pedir ofertas y respetar el plazo de preaviso.
¿El presupuesto de limpieza debe incluir el IVA?
Depende de si la entidad lo deduce. Una empresa que deduce el IVA suele presupuestar sin él; una comunidad de propietarios o una entidad que no lo deduce debe incluirlo, porque forma parte de su coste real.
¿Cómo comparar presupuestos de empresas de limpieza?
Pidiendo que todas las ofertas partan del mismo pliego y revisando horas, personal, supervisión, sustituciones, limpiezas especiales y servicios excluidos, no solo el precio final.
